W związku z coraz większym zapotrzebowaniem na prowadzenie konsultacji społecznych, Centrum Interaktywnych Konsultacji Społecznych (CIKS) opracowało model działań informacyjno – konsultacyjnych, który pozwala na odpowiednie przygotowanie społeczeństwa do konsultacji społecznych oraz umożliwia sprawne przeprowadzenie i udokumentowanie procesu konsultacyjnego.
Dla każdego zgłoszonego projektu, w zależności od tematu i potrzeb informacyjnych społeczeństwa oraz od dostępnych środków finansowych i czasu, Centrum Interaktywnych Konsultacji Społecznych określa zakres działań informacyjno – konsultacyjnych i informacyjno – promocyjnych wraz z ich terminarzem. Następnie Centrum przystępuje do organizacji i przeprowadzenia działań informacyjno – konsultacyjnych.
Działania informacyjne
Centrum przyjęło, że skuteczne prowadzenie działań informacyjno - konsultacyjnych powinno wiązać się z prowadzeniem aktywnej polityki informacyjnej, tej dotyczącej samego projektu i tej dotyczącej procesu konsultacyjnego.
Dla każdego projektu, Centrum uruchamia interaktywny serwis internetowy: www.ikonsultacje-nazwaprojektu.pl, poświęcony wyłącznie działaniom informacyjno – konsultacyjnym, dotyczącym danej inwestycji.
Serwis www.ikonsultacje-nazwaprojektu.pl zapewnia szybki dostęp do dokumentacji inwestorskiej, a także umożliwia zgłaszanie opinii społecznych poprzez wypełnienie elektronicznego formularza (Ankieta). Serwis zawiera bieżące informacje na temat działań informacyjno – konsultacyjnych, a także umożliwia wgląd do opinii społecznych (nadesłanych przy użyciu elektronicznego formularza).
Serwis internetowy zapewnia: - nieograniczoną czasowo i ilościowo dostępność informacji (oszczędność czasu i nośników informacji) - brak fizycznych ograniczeń co do ilości odbiorców, którzy mogą jednocześnie uczestniczyć w procesie informacyjno - konsultacyjnym - możliwość bieżącej aktualizacji informacji o przebiegu działań - możliwość udzielenia informacji zwrotnej szerokiemu gronu zainteresowanych
Równocześnie Centrum prowadzi szereg działań informacyjno – promocyjnych, mających na celu poinformowanie odbiorców projektu o rozpoczęciu działań informacyjno – konsultacyjnych oraz o ich formule i terminach. Działania takie prowadzone mogą być w popularnych na danym terenie lokalnych ośrodkach informacyjnych i bezpośrednio wśród odbiorców projektu.
Właściwie zarządzanie informacją Bardzo duży wpływ na efekt procesu informacyjno - konsultacyjnego ma właściwie zarządzanie informacją. Centrum dba o: - Zrozumiały, ale wysoki poziom merytoryczny udostępnianych informacji - Atrakcyjność materiałów informacyjnych - Kontrolowanie poprawności i aktualności danych
Działania konsultacyjne
Udział w konsultacjach społecznych możliwy jest na parę sposobów, m.in.: - Formułując pisemną opinię, uwagę czy propozycję - Uczestnicząc w spotkaniu informacyjno – konsultacyjnym (protokół za spotkania)
We wszystkich materiałach informacyjnych i komunikatach podawane są adresy, terminy oraz sposoby przekazywania opinii, uwag i propozycji do projektu. Czas przeznaczony na zbieranie opinii, uwag i propozycji nie może być krótszy niż 21 dni.
W trakcie trwania działań informacyjno – konsultacyjnych, opinie społeczne zbierane są m.in. poprzez interaktywny serwis internetowy www.ikonsultacje-nazwaprojektu.pl. Opinie społeczne oraz protokoły ze spotkań informacyjno - konsultacyjnych są udostępniane w serwisie www. Dokumenty te stanowią element konsultowanej dokumentacji.
Raport z działań informacyjno - konsultacyjnych
Po zakończeniu działań konsultacyjnych, Centrum przygotowuje Raport z przebiegu działań informacyjno - konsultacyjnych i udostępnia go w serwisie www. Raport ten staje się istotną częścią dokumentacji inwestorskiej w dalszym procesie inwestycyjnym.
Serwis internetowy www.ikonsultacje-nazwaprojektu.pl pozostaje w sieci www i stanowi źródło informacji o przebiegu działań informacyjno - konsultacyjnych.
Internet jest coraz bardziej powszechnym źródłem informacji. Według badań przeprowadzonych w 2005 roku przez Główny Urząd Statystyczny, wykorzystanie technologii informacyjno-telekomunikacyjnych (ICT) w przedsiębiorstwach i gospodarstwach domowych stale rośnie.
W 2005 r. udział gospodarstw domowych wyposażonych w komputery, posiadających dostęp do Internetu oraz takich, w których przynajmniej jedna osoba ma nowoczesny telefon komórkowy pozwalający na korzystanie z Internetu w Polsce wynosił 30% i wzrósł o cztery punkty procentowe w stosunku do 2004 r. W liczbach bezwzględnych oznacza to wzrost o ponad pół miliona gospodarstw domowych.
Odsetek przedsiębiorstw wykorzystujących komputery w 2005 r. wyniósł 93%, a przedsiębiorstw posiadających dostęp do Internetu 87% (wzrost w stosunku do roku poprzedniego odpowiednio o 1 i 2 punkty procentowe).
